Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

Das codea Mini-CRM wird von der codea IT-Services GmbH, Mindermannweg 31, 22609 Hamburg, Deutschland, vertreten durch Juri Schewe und Max Biege, angeboten. Kontakt: info@codea.de, Telefon +49 (0)40 88 21 80 68. Weitere Angaben stehen im Impressum.

Dieser Entwurf regelt die Bereitstellung des Mini-CRM als webbasierten Dienst an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Er ist nicht für Verträge mit Verbrauchern ausgearbeitet. Die Beschränkung auf Geschäftskunden muss im tatsächlichen Vertragsabschluss umgesetzt werden.

Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen AGB. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist für die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten maßgeblich; diese AGB ersetzen ihn nicht.

2. Vertragsschluss und Vertragsunterlagen

Umfang und Bedingungen der Leistung ergeben sich aus dem vereinbarten Angebot oder der Leistungsbeschreibung. Ein Vertrag kommt durch die Annahme eines entsprechenden Angebots zustande. Diese AGB gelten nur, wenn sie wirksam in den Vertrag einbezogen wurden und der Kunde vor Vertragsschluss Gelegenheit hatte, sie einzusehen und zu speichern.

Eine Einladung zur Einrichtung eines Benutzerkontos erteilt eine Zugangsberechtigung zum jeweiligen Mandanten. Sie ersetzt weder ein entgeltliches Vertragsangebot noch eine Preisvereinbarung. Die bloße Anmeldung oder Nutzung gilt nicht als Zustimmung zu neuen Entgelten oder geänderten AGB.

3. Leistungen des Mini-CRM

codea stellt die vereinbarten CRM-Funktionen über das Internet bereit. Je nach gebuchtem Leistungsumfang gehören dazu Kontakte und Firmen, Deals und Pipelines, Aufgaben, Aktivitäten, Auswertungen, Dokumente und Teamzugänge. Optionale Funktionen, insbesondere verbundene Postfächer, CardDAV, Deal-Positionen oder Beteiligte, stehen nur bei entsprechender Vereinbarung und Freischaltung zur Verfügung.

Die Nutzung erfolgt in einem dem Kunden zugeordneten Mandanten. Anzahl der Zugänge, Speicherumfang, technische Grenzen, Support und gegebenenfalls zugesagte Verfügbarkeit richten sich nach der Leistungsvereinbarung. Dieser Entwurf legt weder eine bestimmte Verfügbarkeitsquote noch feste Reaktionszeiten oder eine unbegrenzte Nutzung fest.

Das Mini-CRM dient der Organisation geschäftlicher Informationen. Eine revisionssichere Archivierung, eine steuerrechtlich geeignete Buchführung oder die Erfüllung besonderer branchenspezifischer Aufbewahrungspflichten ist nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

4. Benutzerzugänge und Mitwirkung

Der Zugang wird per Einladung eingerichtet. Der Kunde benennt berechtigte Nutzer und sorgt dafür, dass sie ihre Zugangsdaten und Einladungslinks vertraulich behandeln. Konten sollen nur durch die jeweils berechtigte Person verwendet werden. Der Kunde verwaltet seine Teamrechte und meldet nicht mehr benötigte Zugänge sowie vermuteten Missbrauch unverzüglich an codea.

Für einen geeigneten Internetzugang, einen aktuellen unterstützten Browser und den Schutz seiner Endgeräte ist der Kunde verantwortlich. Er stellt codea die zur Leistungserbringung erforderlichen Informationen zur Verfügung und unterstützt die Untersuchung gemeldeter Störungen in zumutbarem Umfang.

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit seiner eingestellten Daten und Inhalte sowie erforderliche Nutzungsrechte, Informationen und Einwilligungen verantwortlich. Unzulässig sind insbesondere rechtswidrige Inhalte, unerlaubter Massenversand, Schadsoftware und Versuche, fremde Mandanten oder geschützte Bereiche auszulesen.

5. Nutzungsrechte und Kundendaten

Für die Vertragsdauer erhält der Kunde ein einfaches, nicht ausschließliches Recht, das Mini-CRM im vereinbarten Umfang für seine eigenen geschäftlichen Zwecke durch berechtigte Nutzer zu verwenden. Eine Bereitstellung an Dritte außerhalb dieses Umfangs bedarf einer Vereinbarung mit codea. Zwingende gesetzliche Nutzungsbefugnisse bleiben unberührt.

Die Rechte an den vom Kunden eingebrachten Inhalten verbleiben bei ihm beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern. codea verarbeitet diese Inhalte nur, soweit dies für die vereinbarte Leistung, zulässige Weisungen und gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Daraus ergibt sich kein Recht zur werblichen Nutzung von Kundeninhalten.

6. Datenschutz, Vertraulichkeit und Dienstleister

Soweit codea personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung einen Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser regelt insbesondere Weisungen, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragnehmer, Unterstützungspflichten und die Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten. Der Kunde bleibt für die von ihm veranlasste Verarbeitung verantwortlich.

Die Parteien behandeln nicht öffentliche geschäftliche Informationen vertraulich und machen sie nur Personen zugänglich, die sie zur Vertragserfüllung benötigen und entsprechend zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt. Die Vertraulichkeit gilt über das Vertragsende hinaus.

Systemmails, etwa Einladungen und Passwortwiederherstellung, werden über Brevo versendet. Verbundene Postfächer nutzen dagegen den vom Kunden gewählten Mailanbieter. Für die Infrastruktur ist ein vollständiger Betrieb bei Hetzner geplant; diese Umstellung ist noch nicht abgeschlossen. Der Einsatz und Wechsel von Unterauftragnehmern richtet sich nach den tatsächlich vereinbarten Datenschutzregelungen, nicht nach einer pauschalen Zustimmung durch diese AGB.

Informationen zu codeas eigener Verarbeitung und zum aktuellen Betriebsstand finden sich in der Datenschutzerklärung. Technische Schutzmaßnahmen reduzieren Risiken, können aber keinen absolut risikofreien Betrieb garantieren; gesetzliche und vertragliche Sicherheitsanforderungen bleiben bestehen.

7. Externe Postfächer und Schnittstellen

Der Kunde darf nur Postfächer und externe Dienste verbinden, für deren Nutzung er berechtigt ist. Er prüft die Berechtigungen seiner Nutzer und die Vereinbarungen mit dem jeweiligen Anbieter. Funktionsumfang und Verfügbarkeit externer Dienste können sich unabhängig vom Mini-CRM ändern.

CardDAV stellt bei Freischaltung einen lesenden Kontaktzugriff für berechtigte Geräte bereit. Das Entfernen eines Zugangs löscht bereits auf Geräten oder bei externen Anbietern gespeicherte Daten nicht automatisch. Der Kunde berücksichtigt dies bei seiner Geräte- und Berechtigungsverwaltung.

codea informiert den Kunden über bekannt gewordene wesentliche Einschränkungen vereinbarter Anbindungen. Die gesetzlichen Rechte des Kunden und codeas Verantwortung für die eigenen Leistungen bleiben unberührt.

8. Entgelte und Zahlung

Preise, enthaltene Leistungen, Abrechnungsrhythmus, Fälligkeit und gegebenenfalls Umsatzsteuer ergeben sich aus dem angenommenen Angebot. Dieser Entwurf begründet keine Zahlungspflicht ohne eine entsprechende Vereinbarung. Zusatzleistungen werden nur nach gesonderter Beauftragung berechnet.

Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen. Eine Sperrung wegen ausstehender Zahlungen setzt die gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen sowie eine verhältnismäßige Abwägung voraus. Preisänderungen bedürfen einer wirksamen Vereinbarung; eine automatische oder uneingeschränkte Preisanpassung ist hier nicht vorgesehen.

9. Wartung, Änderungen und Störungen

codea pflegt die Anwendung und führt erforderliche Sicherheitsupdates durch. Planbare Wartungen mit wesentlichen Auswirkungen werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt. Dringende Maßnahmen zum Schutz der Anwendung oder zur Behebung schwerwiegender Störungen können ohne Vorankündigung erforderlich sein; codea informiert dann, sobald dies zumutbar möglich ist.

Weiterentwicklungen dürfen den vereinbarten Leistungsumfang nicht ohne wirksame vertragliche Grundlage wesentlich einschränken. Störungen können an info@codea.de gemeldet werden. Gesetzliche Mängelrechte bleiben unberührt; vereinbarte Serviceleistungen gelten ergänzend.

Bei konkreten Anhaltspunkten für einen rechtswidrigen Gebrauch oder eine unmittelbare Sicherheitsgefährdung darf codea betroffene Zugänge im erforderlichen Umfang vorübergehend sperren. Der Kunde wird über Anlass und Umfang informiert, soweit dadurch die Abwehr nicht gefährdet wird. Eine Sperre ist auf das notwendige Maß zu begrenzen und aufzuheben, sobald ihr Grund entfällt.

10. Laufzeit, Kündigung und Vertragsende

Vertragsbeginn, Laufzeit, Verlängerung und ordentliche Kündigungsfristen werden im Angebot vereinbart. Soweit keine wirksame Vereinbarung besteht, richten sich Beendigungsmöglichkeiten nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Soweit gesetzlich erforderlich, ist zuvor Gelegenheit zur Abhilfe zu geben.

Vor Vertragsende stimmen die Parteien die Datenrückgabe, Exportformate, verfügbare Abrufmöglichkeiten und die anschließende Löschung ab. Der Kunde sollte vorhandene Exportfunktionen rechtzeitig nutzen; seine gesetzlichen und vertraglichen Herausgabe- und Wechselrechte bleiben unberührt. Ein vollständiger Export aller Inhalte einschließlich Dateien und Postfachdaten wird nicht allein durch einen Listenexport zugesichert.

Bei personenbezogenen Auftragsdaten erfolgt die Rückgabe oder Löschung nach Wahl des Kunden und Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags, soweit keine gesetzlichen Speicherungspflichten entgegenstehen. Fristen für operative Daten, Sicherungskopien und Nachweise müssen dort verbindlich geregelt werden. Ein Teammitglied zu entfernen ist nicht gleichbedeutend mit der Löschung sämtlicher Kundendaten. Die Mandantenlöschung entfernt auch verbundene CRM-Postfachdaten; Originalnachrichten beim Mailanbieter sind davon nicht betroffen.

11. Haftung

codea haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie. Sonstige zwingende gesetzliche Haftung, insbesondere unabdingbare Ansprüche nach Datenschutzrecht, bleibt unberührt.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet codea bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Eine mögliche Mitverantwortung des Kunden richtet sich nach § 254 BGB. Die Pflicht zur vereinbarten Datensicherung wird durch diesen Entwurf nicht vollständig auf den Kunden verlagert. Die Haftungsregelungen gelten entsprechend für gesetzliche Vertreter und Erfüllungsgehilfen von codea.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Soweit gesetzlich zulässig, ist Hamburg Gerichtsstand für Verträge mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Gesetzlich zwingende Zuständigkeiten bleiben unberührt.

Änderungen dieser AGB werden nicht allein durch Schweigen, eine Anmeldung oder weitere Nutzung wirksam. Sie bedürfen einer wirksamen Vereinbarung. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, gelten die gesetzlichen Folgen; insbesondere tritt an ihre Stelle die gesetzliche Regelung gemäß § 306 BGB.